Gestion du planning prévisionnel des enfants et des contrats des familles

Cette partie décrit les principales fonctionnalités permettant de gérer les horaires de présence prévisionnelle des enfants, leurs absences et les contrats d'accueil.

L'écran ci-dessous représente le planning journalier des enfants. Il permet de vérifier d'un coup d'oeil l'adéquation entre l'équipe "petite enfance" prévue et les présences des enfants pour la journée. Il donne également le nombre de places encore disponibles suivant les heures de la journée.

On peut créer des horaires prévisionnels différents par périodes, si l'enfant change d'habitudes horaires en cours d'année.

Les contrats d'accueil doivent prendre en compte non seulement les horaires de présence prévisionnelles, mais également les absences prévues. L'anticipation de ces absences permet de créer des contrats d'accueil ayant le forfait mensuel le plus proche du besoin réel de la famille.

BCV Crèches permet de gérer ces absences :

Enfin, à partir de horaires de présence prévus et des absences prévisionnelles, on peut créer les contrats d'accueil des familles.
Bien entendu, il n'est pas obligatoire de connaître les dates précises d'absence lors de la création du contrat : on peut parfaitement indiquer uniquement un nombre de jours d'absence prévue pendant la durée du contrat et le logiciel en déduira automatiquement la durée de présence moyenne mensuelle de l'enfant.

On peut forcer le montant mensuel d'un contrat manuellement, dans le cas d'une structure gérant des tarifs hors PSU avec des forfaits mensuels prédéfinis (en fonction du nombre de jours de présence de l'enfant par semaine par exemple).
On peut également prédéfinir des forfaits mensuels qui seront ensuite récupérés automatiquement soit à partir du nombre de jours moyen de présence de l'enfant par semaine, soit à partir du nombre d'heures moyen de présence de l'enfant par semaine.

On peut également gérer des forfaits repas (goûters, repas, ...) dans les contrats, forfaits qui seront ensuite automatiquement reportés dans les factures de fin de mois en fonction des heures de présence des enfants.

Enfin, certaines structures nécessitent la gestion de coûts annexes quotidiens en fonction du nombre d'heures de présence des enfants. BCV Crèches permet de gérer automatiquement cette notion.

Les contrats peuvent être imprimés directement à partir de BCV Crèches.

On peut également stocker dans BCV Crèches les contrats signés, en les scannant au format pdf et en les attachant à la gestion des contrats. Cela permet de garder un accès simplifié à ces documents.