Gestion des heures réalisées des enfants et de la facturation des familles

Cette partie présente la gestion de la saisie des heures réalisées par les enfants, l'outil de vérification de ces heures, le calcul du récapitulatif mensuel et la génération automatique des factures pour les familles.

On a deux méthodes pour saisir les heures des enfants : soit une saisie par semaine pour un enfant, soit une saisie quotidienne pour tous les enfants. Cela permet une certaine souplesse dans le mode de gestion de sa crèche.

BCV Crèches permet de réaliser une saisie accélérée en récupérer automatiquement les horaires prévisionnels dans le cas où l'enfant a respecté les heures de présence prévues. Le logiciel propose également un certain nombre de contrôles (absence prévue pour l'enfant, crèche fermée, pas de contrat d'accueil, heures d'ouverture de la crèche, ...) qui permettent d'éviter la majorité des erreurs de saisie.

BCV Crèches permet également de saisir les heures avec une tablette tactile. Cela permet d'une part de saisir les heures réalisées au fur et à mesure de l'arrivée et du départ des enfants, d'autre part de permettre aux familles de réaliser la saisie directement.
C'est un gain de temps et de qualité important pour le personnel de la crèche.

Une fonctionnalité permet de vérifier les heures saisies pour une période, afin de valider que toutes ces données ont été correctement renseignées dans le logiciel avant calcul des factures : on va pouvoir vérifier qu'on n'a pas oublié de saisir des heures pour une journée de présence de l'enfant, qu'on n'a pas saisi d'heures alors que l'enfant devrait être absent ce jour-là, ...

Des raccourcis permettent de corriger les éventuelles erreurs de manière efficace et rapide.

BCV Crèches permet ensuite de calculer automatiquement le récapitulatif pour un mois donné, et de générer les factures correspondantes. Un document est édité reprenant les heures prévues et les heures réalisées, permettant aux parents de contrôler ces données. Dans la même opération, on va pouvoir éditer la facture relative à ce récapitulatif, indiquant de manière détaillée le forfait mensuel, les heures déductibles et les heures supplémentaires.

On a la possibilité de modifier les factures manuellement, et de les envoyer par mail aux familles, ce qui permet d'économiser du papier.

Enfin, le logiciel propose un suivi des règlements des factures. On peut facilement retrouver les règlements en retard de paiement par les familles. On peut également éditer des reçus et des attestations fiscales.